Je website koppelen aan de software die je al gebruikt

De meeste tijd op kantoor gaat niet op aan moeilijke dingen. Hij gaat op aan hetzelfde gegeven twee keer overtypen. Een aanvraag komt binnen via de site, iemand zet hem over in de boekhouding, en daarna nog een keer in de agenda. Een koppeling haalt dat weg. Hier lees je hoe dat werkt en wanneer het loont.

Wat een koppeling eigenlijk is

Een koppeling is een afspraak tussen twee systemen over hoe ze gegevens doorgeven. Vult iemand een formulier in op je site, dan stuurt de site dat gegeven direct door naar het andere systeem. Niemand hoeft iets over te typen, en er kan dus ook niets verkeerd overgetypt worden.

In de praktijk gaat dat via een API. Dat is niets meer dan een deur in het andere systeem waar je netjes langs mag, als je de juiste sleutel hebt.

Wanneer het de moeite waard is

Een koppeling kost geld, dus hij moet iets opleveren. Een simpele rekensom helpt: hoe vaak per week zet iemand gegevens over, en hoe lang duurt dat?

Doe je dat twintig keer per week en kost het elke keer vijf minuten, dan ben je bijna twee uur per week kwijt. Dat is ruim negentig uur per jaar. Tel daar de fouten bij op die je niet meer maakt, en de meeste koppelingen verdienen zichzelf binnen een jaar terug.

Gaat het om twee keer per maand? Dan is overtypen gewoon goedkoper. Dat zeg ik dan ook.

Wat vaak gekoppeld wordt

• Boekhouding. Een bestelling of aanvraag wordt automatisch een factuur. Scheelt overtypen en je btw klopt.
• Agenda. Bezoekers plannen zelf een afspraak in een moment dat echt vrij is. Geen heen en weer gemail meer.
• Voorraad. Je site toont wat er echt op de plank ligt, niet wat er vorige week lag.
• Klantenbestand. Wie zich aanmeldt staat meteen in je CRM, met de juiste labels erbij.
• Vacatures. Eén keer invoeren, en de vacature staat op je site en op de vacaturesites waar je adverteert.

Drie dingen die vooraf duidelijk moeten zijn

Welk systeem is de baas

Als twee systemen hetzelfde gegeven kennen, moet er één de baas zijn. Anders krijg je twee versies van de waarheid en weet niemand welke klopt. Dit is de belangrijkste vraag, en hij wordt het vaakst overgeslagen.

Wat er gebeurt als het misgaat

Het andere systeem ligt er een keer uit. Dat is geen ramp, als je het van tevoren hebt bedacht. Ik zorg dat de gegevens dan in de wachtrij blijven staan en het later vanzelf opnieuw proberen. Wat je niet wilt is een formulier dat stilletjes verdwijnt.

Hoe vaak het moet gebeuren

Moet het binnen een seconde, of is een keer per uur genoeg? Direct doorsturen is mooier, maar niet altijd nodig. Een keer per uur is vaak veel goedkoper en niemand merkt het verschil.

Wat als mijn systeem geen koppeling heeft

Dat komt voor, vooral bij oudere software. Dan is er bijna altijd nog een weg: bestanden. Het ene systeem zet er een bestand neer, het andere haalt het op. Minder elegant, maar het werkt en het scheelt nog steeds het overtypen.

Wat ik niet doe, is een koppeling bouwen die leunt op het nabootsen van een gebruiker die op knoppen klikt. Dat gaat stuk zodra de leverancier iets aanpast, en dan ben je verder van huis.

Kort samengevat

Een koppeling loont zodra iemand structureel gegevens overtypt. Reken uit hoeveel tijd dat kost, spreek af welk systeem de baas is en bedenk wat er gebeurt als het misgaat. Dan is het meestal een kwestie van uren, niet van weken.

Lees meer over koppelingen en data, of vertel welk systeem je gebruikt. Dan kijk ik of het te koppelen is.